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Module 7 – Questions courantes

Leçon 45 Module 7

Questions courantes


-> Quand j’ai déjà beaucoup de choses à faire, je ne vide pas toujours ma inbox, du coup, tout s’accumule et elle finit par déborder. Est-ce normal ?


Il se peut que l’on ait peur d’avoir plus de travail en vidant la inbox. Mais la Inbox n’est pas censée retenir éternellement la masse d’information qui nous attend ! Sinon, elle reprend le rôle du tiroir mental où tout s’accumule en vrac, et l’on se retrouve vite à l’état initial.


Il est nécessaire d’identifier les informations présentes dans la inbox pour prendre conscience de ce que l’on a à faire et pouvoir l’intégrer au système d’organisation. Nous n’avons pas de contrôle sur ce qui reste dans la inbox.


Ne pas vider sa inbox est un peu comme jouer aux cartes en gardant toutes les cartes faces cachées sur la table. On ne sait pas ce que l’on a réellement en mains, ce qu’il nous serait avantageux de faire, ni à quel moment.


De plus, une Inbox bien remplie ne dissimule pas toujours une masse de travail élevée ! Certains éléments sont volumineux, mais ne demandent qu’à être archivés ou quand on y réfléchit, encore plus simple, à être jetés ! Et à l’inverse, d’une petite note gribouillée sur un bout de papier peut résulter la création d’un nouveau projet avec de nombreuses nouvelles tâches et responsabilités associées.

La règle à retenir est donc la suivante :


Il est primordial de régulièrement vider sa Inbox en faisant le tri.


Ce n’est qu’une fois qu’on aura tout intégré au système d’organisation que l’on pourra décider ce que l’on peut faire, veut faire, ou ne pas faire.




 

-> Il y a certaines actions de ma liste Todo et de mes listes Projets que je n’accomplis pas… je les remets au lendemain, et cela me fait culpabiliser … 


Il est possible que la première action n’ait pas été définie ou alors par correctement. Si elle n’est pas assez concrète, vous resterez bloqué(-e) à essayer de réaliser quelque chose… qui n’est pas réalisable !


Si c’est le cas, remettez cet élément dans la inbox et recommencez le tri.


Autre possibilité : Depuis le moment où cette action a été ajoutée au système, les circonstances ont pu changer. Il se peut alors que cette tâche ait changé de nature et ne soit plus dans la bonne liste :


  • Besoin de réflexion avant d’agir ? Alors pourquoi pas la liste « En attente » ?
  • La tâche n’est plus vraiment d’actualité, du moins, pour le moment ? Alors elle pourrait aller sur la liste « Un jour peut-être ».
  • Dans d’autre cas, si elle n’a plus et n’aura assurément plus d’intérêt, alors on la supprime / on la jette !




 

-> Parfois lors d’un tri, je n’arrive pas toujours à trouver la première action :


Oui, il peut arriver qu’au moment où vous souhaitez vider votre Inbox, vous n’arriviez pas à déterminer la première action associée à un ou plusieurs éléments. Dans ce cas, il est possible que la première action concrète et réalisable soit simplement de faire un Brainstorming, avec une feuille blanche et un crayon. On peut très bien faire un brainstorming seul(-e), simplement en écrivant ce qui nous vient à l’esprit sur une feuille de papier.


Un brainstorming est une action concrète qui aide à clarifier nos pensées et peut donc être considéré comme une première action. Donc si besoin, n’hésitez pas à créer une tâche « brainstorming au sujet de XX ». Ce brainstorming va vous donner de nouvelles idées et vous trouverez de nouvelles premières actions à intégrer à votre système.



 

-> Suite au premier grand tri, je me retrouve avec une liste « un jour peut-être » très longue car j’y note toutes sortes d’informations. Mais du coup je m’y perds un peu lorsque je la regarde pour y rechercher une info.


Il est normal, surtout au début, d’avoir une liste Un Jour Peut-être très remplie.

Ce qu’il va se passer, c’est qu’avec le temps vous deviendrez plus efficace, remettrez moins au lendemain, et progressivement vous « attaquerez » les choses de votre liste un jour peut-être (car une grande partie se transformera en actions que vous accomplirez).


Mais il faut un peu de temps pour rattraper le retard accumulé depuis des mois / des années.

Dans tous les cas, cette liste restera bien remplie, car il s’agit d’un réservoir.

Pour mieux vous y retrouver vous pouvez placer vers le haut de la liste les informations qui risquent de bientôt être utiles.


Durant le bilan hebdomadaire en parcourant la liste, vous pouvez faire le tri entre le « un jour peut-être » – Avenir lointain, et « un jour peut-être » – Avenir proche.

Avec cette technique je sais qu’en haut de ma liste je trouve ce dont je risque probablement d’avoir besoin d’ici peu.


Autre astuce si vous utilisez les listes numérique : utiliser la fonctionne « recherche ».

Tous les navigateurs internet permettent de faire une recherche de texte. Par exemple dans Firefox, si l’on fait « Control + F » un champ de recherche apparaît. C’est très pratique pour rechercher dans la liste, à l’aide de mots clefs.


Pour que cela fonctionne, il faut anticiper lorsque l’on place un élément dans la liste, en prenant soin d’utiliser au moins un mot clef assez parlant et en évitant les abrégés.

C’est plus facile de le retrouver par la suite !


Dans tous les cas cette liste restera bien remplie, ma liste « Un jour peut-être » contient actuellement 1005 idées/ éléments.

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